Автоматизация сервисов и создание комфортной онлайн-среды в НИТУ МИСИС
НИТУ МИСИС прилагает все усилия для того, чтобы технические вопросы, сопутствующие получению высшего образования, не отвлекали студентов от учебного процесса и не требовали много времени. В нашем университете внедрены автоматические платформенные решения на основе российского программного продукта 1с:Предприятие, интегрированные протоколами SOAP и ODBC в соответствии с картой информационных систем (см. приложение 1).
Студенческий офис
Студенческий офис (СтО) — это инновационное структурное подразделение университета, которое обеспечивает учебно-административное сопровождение учебного процесса в онлайн-режиме. Создание СтО стало возможным благодаря внедрению единой информационной системы, ставшей ядром всех сервисов НИТУ МИСИС.
Все необходимые сервисы для студентов и аспирантов НИТУ МИСИС объединены в одну информационную систему. Нам есть чем гордиться: за последние три года НИТУ МИСИС перевел 95% всех видов справок в онлайн-заказ. Студенческий офис работает в формате многофункционального центра (МФЦ), обеспечивая доступность сервисов, обработку запросов с минимальным участием заявителей, а также высокую скорость обработки заявок.
Студенты и аспиранты НИТУ МИСИС могут обратиться в Студенческий офис, используя любой удобный для них способ:
- онлайн, через доступный каждому студенту и аспиранту личный кабинет, где можно получить информацию об успеваемости, заказать необходимые справки, выписки и т.д.;
- очно, при личном посещении Студенческого офиса.
Высокое качество обслуживания и хорошо организованная инфраструктура сделали СтО одним из самых популярных мест университета. Наши студенты высоко оценивают СтО в регулярно проводимых мониторингах удовлетворенности сервисами университета.
Создание единой информационной системы и рефакторинг прикладного решения «1С:Университет ПРОФ»
В НИТУ МИСИС внедрена единая информационная система, которая позволяет эффективно взаимодействовать кафедрам, дирекциям институтов и другим структурным подразделениям университета.
В 2015 году в НИТУ МИСИС была начата работа по пересмотру внутренних процессов и их автоматизации на всех этапах учебного процесса. В период обновления системы «1С:Университет ПРОФ» были написаны и утверждены нормативно-правовые акты, описывающие модернизированные и автоматизированные процессы.
В результате модернизации «1С:Университет ПРОФ» были созданы более 10 новых модулей и в значительной мере пересмотрены механизмы и функционал базовых модулей, что позволило создать ядро информационной системы, внедренной в НИТУ МИСИС.
«1С:Университет ПРОФ» позволяет в интерактивном режиме обеспечивать многочисленные процессы, связанные с работой кафедр, дирекций институтов, тьюторов и учебно-методического управления, например:
- создание и внесение изменений в учебные планы;
- формирование, распределение, согласование и утверждение учебной и внеучебной нагрузки, а также индивидуальных планов преподавателей;
- составление, согласование и внесение изменений по расписанию учебных мероприятий;
- формирование индивидуальных образовательных и профессиональных траекторий студентов.
В «1С:Университет ПРОФ» разработаны и внедрены в процессы университета индивидуальные методологии в части:
- миграционного учета;
- планирования доходов от образовательной деятельности;
- автоматизированного формирования отчетности и аналитики;
- анкетирования и анализа обратной связи.
По итогам проведенной модернизации «1С:Университет ПРОФ» представляет собой унифицированное программное решение, которое позволяет организовывать образовательные процессы всего цикла обучения и управлять ими. В системе используются общепринятые подходы к хранению, организации и управлению информацией, позволяющие организовать процессы управления образовательной деятельностью НИТУ МИСИС в соответствии с существующими нормативно-правовыми актами, обеспечить единый механизм хранения, передачи и обработки информации внутри НИТУ МИСИС и при взаимодействии с внешними субъектами. В рамках внедрения и модернизации системы была проведена масштабная работа по оптимизации процессов и написанию необходимых нормативно-правовых актов.
Индивидуальные образовательные траектории
Внедренная система ориентирована на международное академическое пространство, и создает новые возможности для академической мобильности наших студентов благодаря доступным механизмам выбора курсов и возможности построить индивидуальные траектории обучения. Это повышает мотивацию студентов и их вовлеченность в образовательный процесс и научно-исследовательскую работу.
Единая информационная система позволяет реализовать обучение в рамках укрупненных направлений подготовки, обеспечивает гибкость в создании образовательных программ, дает возможность получить дополнительные компетенции.
Результатом внедрения системы является создание конкурентной среды как среди студентов, так и среди преподавателей, которые получают стимул к использованию современных образовательных технологий и постоянному повышению качества курсов.
Кроме того, система создает возможности для оптимизации организационной структуры университета, в частности для передачи сервисных функций от кафедр и дирекций специализированным службам, а также для передачи части функций советов (НТС, НМСН, УС) и институтов комитету по вопросам управления каталогом курсов. Оптимизация научно-образовательных подразделений осуществляется на основе принципов международного академического сообщества: именно такая модель заложена в единую автоматизированную информационную систему университета.
Переход на цифровые документы
В 2018 году НИТУ МИСИС начал работу по внедрению в образовательный процесс электронных документов и отказу от бумажных версий. В личном кабинете появился сервис «Электронная зачетка», благодаря которому студентам больше не нужно носить с собой зачетные книжки. Такая практика способствует развитию информационного общества и позволяет оптимизировать учебный процесс. Переход на «электронные зачетки» — один из этапов формирования в НИТУ МИСИС открытой среды, позволяющей сделать обучение в университете максимально удобным и эффективным, а процесс выставления оценок — прозрачным.
В мае 2019 года был запущен новый сервис для преподавателей — электронная ведомость с использованием простой электронной подписи. В НИТУ МИСИС был разработаны правила использования простой электронной подписи при работе в цифровых сервисах в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №
С сентября 2019 года технология использования простой электронной подписи распространилась на процесс формирования, согласования и утверждения индивидуального плана преподавателя, которому теперь не нужно подписывать ручкой бумажные документы: в работе используется простая электронная подпись и личный кабинет.
Следующим этапом модернизации информационных систем университета является распространение технологий простой электронной подписи и внедрение электронных документов с отказом от бумажных версий во всех процессах документооборота.
Автоматизация работы приемной комиссии — привлекательность «цифрового университета» для абитуриентов
Развитие и совершенствование автоматических сервисов подачи документов производится в НИТУ МИСИС с 2014 года. Используя комплекс современных программных продуктов, интегрированных в единую информационную систему, таких как сканирование и распознавание паспортов, щтрих-кодирование документов, фотографирование абитуриентов, электронная очередь и личный кабинет, мы создаем удобную среду, которую наши абитуриенты оценивают как стопроцентно удовлетворяющую их потребности. Количество обработанных заявлений ежегодно растет более чем на 10%. За последние несколько лет процент подавших документы для участия в конкурсе через личный кабинет составил более 90%, что подтверждает удобство и востребованность инструментов, интегрированных в личный кабинет абитуриента. Автоматизация процессов университета в части учета подачи документов, ранжирования списков, конкурсных групп, вступительных испытаний, индивидуальных достижений и многих других процессов позволяет сделать их полностью прозрачными для участников конкурсов: они могут следить за ситуацией в режиме реального времени.
Единая учетная запись для всех сервисов
Создавая и совершенствуя сервисы, интегрированные в личный кабинет, НИТУ МИСИС придерживается принципа единой учетной записи для всех информационных систем, таких как Личный кабинет — доступ к WiFi — LMS Canvas — Корпоративная почта — Office 365 — электронный документооборот. Внедрение единой учетной записи позволило сделать работу в онлайн-пространстве НИТУ МИСИС комфортной для всех обучающихся и сотрудников университета.
Практики интеграционных решений
В первом полугодии 2017 года в НИТУ МИСИС была произведена интеграция единой автоматизированной информационной системы университета с городским реестром студентов города Москвы. Интеграция позволила в автоматическом режиме ежедневно передавать данные по каждому обучающемуся, с учетом изменений его статуса и персональных данных, в реестр студентов. На основании этих данных студенты получают социальные карты, льготы на проезд на наземном транспорте и в метро города Москвы, а также разнообразные скидки и специальные предложения. НИТУ МИСИС стал первым университетом, реализовавшим подобную интеграцию, что было озвучено на заседании президиума совета Ректоров от 14.06.2017. Внедренный функционал позволяет студентам из любой точки мира получать сведения о передаче своих данных в реестр студентов и о готовности социальной карты через личный кабинет студента НИТУ МИСИС в онлайн-режиме.
Лучший проект автоматизации 2017 года в области образования, культуры, науки
В 2017 году в рамках проведения ежегодного международного конкурса лучших проектов автоматизации управления и учета — «1С:Проект года» НИТУ МИСИС принял участие и занял на конкурсе первое место с проектом «Внедрение прикладного решения „1С:Университет ПРОФ“ для создания комплексной автоматизированной информационной системы» в номинации «Лучшая автоматизация в отрасли: образование, культура, наука». Представленный проект стал итогом большой командной работы, которая проводилась с февраля 2015 года по декабрь 2017 года.
На протяжении двух месяцев комплексную автоматизированную информационную систему НИТУ МИСИС оценивали все партнеры фирмы 1С и эксперты в области автоматизации. По итогам наш проект стал победителем конкурса в своей номинации и был высоко оценен профессиональным жюри конкурса.
